Wo tut es wirklich weh?

1. Staff-to-Room Ratio: Benchmarking deiner Realität

Personalkosten sind und bleiben der größte Kostenblock in der Hotellerie. Zu verstehen, wie dein Staff-to-Room Ratio im Vergleich zu Branchen-Benchmarks liegt, ist der erste entscheidende Schritt.

Typische Staff-to-Room Ratios nach Segment¹

• Luxury Hotels: ca. 2,0 Mitarbeiter/Zimmer

• Upscale Hotels: 0,6 – 1,0 Mitarbeiter/Zimmer

• Midscale: 0,4 – 0,6 Mitarbeiter/Zimmer

• Economy: 0,2 – 0,4 Mitarbeiter/Zimmer

• Extended Stay: 0,1 – 0,2 Mitarbeiter/Zimmer

¹Markt-Benchmarks basierend auf Daten von Marriott, Hilton, Accor und IHG

Effizienz aus der Praxis²

Das ist keine Theorie – es passiert bereits:

• McDreams (Economy Segment): arbeitet mit einem Staff-to-Room Ratio von nur 0,02 – weit unter dem Branchenschnitt von 0,2.

• Zipper (Upscale Segment): liefert High-End-Gästekomfort bei nur 0,03 Mitarbeitern pro Zimmer, verglichen mit dem Standard von 0,6.

Das bedeutet bis zu 90 % weniger Personal als üblich – ermöglicht durch smarte Automatisierung, schlanke Prozesse und eine starke Tech-Infrastruktur. Diese Hotels sparen nicht nur Kosten – sie definieren Operational Excellence neu.

²Interne Analysen und Kundendaten von Like Magic; Case Studies: McDreams Hotels GmbH und The Zipper Hotel & Apartments. Housekeeping ist ausgelagert.

Learning

• Hyper-effiziente Operations sind realistisch – mit Self-Service, Automatisierung und optimierten Workflows.

• Personalkosten sinken drastisch, die GOP-Margen steigen.

• Skalierbarkeit wächst, da weniger Personalabhängigkeit ein leichteres Multi-Property-Management ermöglicht.

Quick Wins

• Vergleiche dein Staff-to-Room Ratio mit dem Branchenstandard.

• Identifiziere Bereiche, in denen Tech manuelle Arbeit ersetzt (z. B. Check-in, Housekeeping).

• Konsolidiere Rollen und Verantwortlichkeiten.

2. Wo läufst du noch analog?

Manuelle Prozesse sind langsam, fehleranfällig und teuer. Dennoch setzen viele Hotels immer noch darauf – gerade in Kernbereichen:

• Manuelles Check-in/Check-out

• Handgeschriebene Housekeeping-Pläne

• Gästewünsche via Telefon oder Papier

• Manuelles Reporting und KPI-Tracking

Quick Wins

Führe ein 30-minütiges Audit mit deinem Ops-Team durch: „Welche 3 Aufgaben frustrieren euch täglich am meisten?“ Genau dort sollte Automatisierung ansetzen.

• Contactless Check-in/Check-out implementieren

• Digitale Housekeeping-Boards mit Auto-Zuweisung nutzen

• Gästekommunikation über zentrale Inboxes automatisieren

Automatisierung ersetzt nicht den human touch – sie schafft Raum, ihn dort einzusetzen, wo er wirklich zählt.

3. Sind deine Systeme wirklich integriert?

Viele Hotels verfallen in die Falle digitaler Inseln: PMS, Booking Engine, CRM, POS und Guest Messaging laufen nebeneinander – aber nicht miteinander.

Anzeichen schlechter Integration

• Doppelte Dateneingaben

• Gäste müssen Infos mehrfach angeben

• Keine Echtzeit-Daten für deine Operations

Smarte Integration = Effizienz

True Integration bedeutet: nahtloser Datenfluss über alle Plattformen, weniger Admin-Aufwand und Echtzeit-Entscheidungen. Setze auf Open-API-basierte Lösungen mit modularer Plug-and-Play-Architektur.

Quick Wins

• Prüfe all deine Systeme: PMS, POS, CRM, Booking, Guest Messaging.

• Mappe, wo Doppelungen oder Datenlücken bestehen.

• Fordere API-basierte Integration von deinen Anbietern – oder wechsle zu modularen Lösungen. „True Integration“ bedeutet nahtlosen Datenfluss über alle Plattformen, reduziert den Admin-Aufwand und ermöglicht Entscheidungen in Echtzeit. Setze auf Open-API-basierte Lösungen, die eine modulare Plug-and-Play-Architektur unterstützen.

4. Guest Expectations vs. Reality

Jeder Friction Point in der Guest Journey ist ein potenzieller Effizienz-Killer.

Frag dich:

• Warten deine Gäste zu lange beim Check-in?

• Ist dein Housekeeping mit der tatsächlichen Belegung synchronisiert?

• Werden Service-Requests sofort bearbeitet – oder verzögert?

So schließt du die Lücken

• Echtzeit-Messaging für Gästekommunikation

• Dynamische Housekeeping-Pläne auf Basis realer Nutzung

• Automatisierte Upsell-Angebote basierend auf Gästeverhalten

Quick Wins

• Führe eine interne Mini-Analyse durch: „Welche 3 Aufgaben frustrieren das Ops-Team am meisten?“

• Tracke Beschwerden und Verzögerungen, um Muster zu erkennen.

• Priorisiere Tech, die Response Time verkürzt und Transparenz erhöht.

Das Ergebnis: glattere Abläufe und zufriedenere Gäste.

5. Nutzt du Self-Service wirklich aus?

Warum wichtig: Like Magic unterstützt die digitale Guest Journey – inklusive Kiosk, Digital Keys & Mobile Services.

Zusammenfassung

Gäste wollen Kontrolle und Convenience – keine Warteschlangen. Wenn du in nahtlose Self-Service-Lösungen investierst, reduzierst du Workload, Wartezeiten und Fehler.

Quick Wins

• Mobile oder Kiosk-basierte Check-in/out-Prozesse anbieten

• Buchungen, Upgrades und Payments digital verfügbar machen

• Digitale Schlüssel für einfachen Zugang bereitstellen