Was bedeutet Best of Breed bei Hotelsoftware?

Best of Breed („das Beste seiner Art“)  ist eine Softwarestrategie, bei der Unternehmen für jeden Aufgabenbereich eine spezialisierte Lösung auswählen.

Es entsteht ein Tech Stack aus mehreren Anwendungen, die jeweils eine bestimmte Aufgabe besonders gut erfüllen: im Hotel zum Beispiel ein PMS für Reservierungen und Stammdaten, ein Revenue-Management-System für dynamische Preise, ein Tool für Gästekommunikation, eine Lösung für den digitalen Check-in, eine Housekeeping-App und ein CRM.

Die Vorteile von Best of Breed

Der Best-of-Breed-Ansatz war lange Zeit vorherrschend in der Hotellerie.

Schließlich hat er mehrere Vorteile:

• Spezialisierte Funktionen: Einzellösungen bieten oft einen größeren Funktionsumfang in ihrem Bereich als übergreifende Plattformen. Ein Revenue-Management-System verfügt beispielsweise über andere Analyse- und Preisoptimierungsfunktionen als ein Modul einer Hotelplattform.

• Mehr Flexibilität bei der Softwareauswahl: Hotels können für jeden Geschäftsbereich den Anbieter wählen, der ihre Anforderungen am besten erfüllt. Lösungen lassen sich ergänzen oder austauschen, ohne die gesamte Softwarelandschaft zu ersetzen.

• Hohe Innovationsgeschwindigkeit: Spezialisierte Softwareanbieter entwickeln ihre Produkte kontinuierlich weiter und reagieren oft schnell auf neue Marktanforderungen. So profitieren Hotels früh von neuen Funktionen oder Technologien, die exakt auf einen bestimmten Anwendungsfall zugeschnitten sind.

• Individuelle Anpassungsmöglichkeiten: Ein Boutiquehotel hat andere Prozesse als eine internationale Hotelgruppe oder ein Ferienresort. Mit einem Best-of-Breed-Ansatz lässt sich der Tech Stack individuell zusammenstellen und an die eigenen Anforderungen anpassen.

Wo Best of Breed an Grenzen stößt

Es gibt also gute Argumente für Best-of-Breed-Ansätze, aber auch mindestens einen großen Haken: Je mehr spezialisierte Systeme in einem Hotel zum Einsatz kommen, desto größer wird der Aufwand, sie miteinander zu verbinden.

Hoteliers stehen deshalb immer öfter vor folgenden Herausforderungen:

Schnittstellen werden zum Erfolgsfaktor

Informationen fließen nur automatisch zwischen PMS, CRM, Revenue-Management-System oder Housekeeping-App, wenn die Anwendungen miteinander kommunizieren. Dafür sind Schnittstellen erforderlich. Je mehr Systeme eingesetzt werden, desto mehr Integrationen müssen eingerichtet, überwacht und gepflegt werden.

Fällt eine Schnittstelle aus oder werden Daten nicht korrekt übertragen, hat das oft direkte Auswirkungen auf den Hotelbetrieb. Mitarbeitende müssen Informationen manuell nachpflegen oder in mehreren Systemen prüfen. Das kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko.

Datensilos erschweren den Überblick

Durch Gästedaten in verschiedenen Anwendungen entsteht schnell eine fragmentierte Datenbasis. Änderungen müssen mehrfach vorgenommen werden oder liegen in einzelnen Systemen nicht aktuell vor. Das erschwert den Arbeitsalltag, personalisierte Gästeerlebnisse und datenbasierte Entscheidungen.

Mehr Systeme bedeuten mehr Aufwand

Jede zusätzliche Software bringt eigene Benutzeroberflächen, Schulungen, Verträge und Supportprozesse mit sich. Neue Mitarbeitende müssen mehrere Anwendungen beherrschen, Updates müssen koordiniert werden und bei Problemen ist oft unklar, welcher Anbieter verantwortlich ist.

Automatisierung ist nur begrenzt möglich

Sind Prozesse über verschiedene Einzellösungen verteilt, ist ihre Automatisierung aufwändig. Jeder zusätzliche Systemwechsel erhöht die Komplexität und schafft neue Fehlerquellen.

Zusammengefasst scheitert Best of Breed selten an der Qualität einzelner Lösungen. Die Herausforderung liegt darin, aus vielen spezialisierten Anwendungen ein reibungslos funktionierendes Gesamtsystem zu machen.

Was ist eine Hotel Operations Plattform?

Eine Hotel Operations Plattform bündelt zentrale Prozesse und Daten in einer Softwarelösung.

Statt für jeden Aufgabenbereich eine separate Anwendung einzusetzen, arbeiten verschiedene Funktionen auf einer einheitlichen technischen Grundlage. Im Idealfall greifen Front Office, Housekeeping, Gästekommunikation, Upselling oder Zahlungsprozesse auf dieselbe Datenbasis zu. Änderungen stehen allen relevanten Bereichen unmittelbar zur Verfügung.

Die Vorteile einer Plattformstrategie

Eine Plattformstrategie reduziert Reibungsverluste und schafft gute Voraussetzungen für Automatisierung, Datenqualität und ein konsistentes Gästeerlebnis:

• Weniger Systemwechsel im Alltag: Eine zentrale Plattform bündelt wichtige Aufgaben in einer einheitlichen Umgebung. So werden Abläufe übersichtlicher – besonders in Bereichen mit hoher Taktung wie Front Office, Gästekommunikation oder Housekeeping.

• Einheitlichere Prozesse: Hotels können Abläufe klarer strukturieren. Aufgaben, Gästeinformationen und Prozessschritte folgen einer gemeinsamen Logik. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen wie Front Office, Operations, Housekeeping und Management.

• Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender: In der Hotellerie wechseln Teams häufig. Manchmal kommt kurzfristig Unterstützung hinzu und neue Mitarbeitende müssen schnell einsatzfähig sein. Eine zentrale Benutzeroberfläche kann den Schulungsaufwand deutlich reduzieren.

• Höhere Datenqualität: Eine gemeinsame Datenbasis reduziert doppelte Pflege und widersprüchliche Informationen. Gästedaten, Buchungsinformationen, Präferenzen oder Zahlungsstatus müssen nicht an mehreren Stellen aktualisiert werden. Gute Daten bilden die Grundlage für personalisierte Kommunikation, automatisierte Abläufe und verlässliche Entscheidungen.

• Bessere Voraussetzungen für Automatisierung: Automatisierung funktioniert nur, wenn Systeme zuverlässig auf aktuelle Daten zugreifen können. Plattformlösungen schaffen dafür optimale Voraussetzungen, weil Prozesse und Informationen eng miteinander verbunden sind.

• Konsistenteres Gästeerlebnis: Wenn Informationen zentral verfügbar sind, lassen sich Nachrichten, Services und Angebote gut auf die jeweilige Situation abstimmen.

Herausforderungen bei einer Plattformstrategie

Bei allen Vorteilen bringen auch zentrale Plattformen Herausforderungen mit sich, die Hoteliers bei der Auswahl berücksichtigen sollten.

• Module mit geringerem Funktionsumfang: Plattformen decken viele Aufgabenbereiche ab. Deshalb bieten einzelne Module oft nicht den gleichen Funktionsumfang wie hoch spezialisierte Lösungen.

• Die Wahl des Anbieters gewinnt an Bedeutung: Wer mehrere Prozesse auf einer Plattform bündelt, macht sich stärker von deren Weiterentwicklung und Zuverlässigkeit abhängig. Umso wichtiger ist es, einen Anbieter zu wählen, der langfristig investiert, seine Lösung kontinuierlich weiterentwickelt und auf veränderte Anforderungen reagieren kann.

• Offene Schnittstellen bleiben unverzichtbar: Eine moderne Plattform muss nicht alle Anforderungen allein erfüllen. Viele Hotels setzen bewusst auf spezialisierte Anwendungen, etwa für Revenue Management oder Business Intelligence. Offene APIs ermöglichen es, bestehende Systeme in eine zentrale Plattform einzubinden und den Funktionsumfang bei Bedarf zu erweitern. Hotels können neue Lösungen integrieren, ohne ihre gesamte Softwarearchitektur neu aufzubauen.

Die versteckten Kosten komplexer Hotel-Tech-Stacks

Bei der Auswahl von Hotelsoftware spielen die Kosten eine wichtige Rolle. Das Tückische daran: Ein Tech-Stack aus vielen Einzellösungen verursacht indirekte Kosten, die langfristig oft mehr ins Gewicht fallen als Lizenzgebühren:

Integration

Damit verschiedene Systeme zuverlässig zusammenarbeiten, müssen Schnittstellen eingerichtet, überwacht und regelmäßig angepasst werden. Neue Softwareversionen oder geänderte APIs können dazu führen, dass Integrationen nachgebessert werden müssen. Je größer der Tech Stack wird, desto mehr Zeit und Ressourcen fließen in den Betrieb der Systemlandschaft.

Datenpflege

Liegen Informationen in mehreren Systemen, steigt der Aufwand für ihre Pflege. Gästedaten, Buchungsinformationen oder Präferenzen müssen synchronisiert und regelmäßig überprüft werden.

Schulungen

Neue Mitarbeitende müssen sich in mehrere Systeme einarbeiten, bestehende Teams benötigen Schulungen nach größeren Updates und Supportanfragen verteilen sich auf unterschiedliche Anbieter. In einer Branche mit saisonalen Schwankungen und hoher Personalfluktuation wird dieser Aufwand schnell zum Produktivitätsfaktor.

Komplexe Einführung neuer Technologien

Eine gewachsene Systemlandschaft verlangsamt die Umsetzung neuer digitaler Prozesse oft. Soll ein neuer Self-Service eingeführt oder ein KI-gestützter Anwendungsfall integriert werden, muss zunächst geprüft werden, welche Systeme betroffen sind und wie diese miteinander kommunizieren.

Dadurch verlängern sich Projekte und der Aufwand bei der Einführung neuer Technologien steigt.

Wichtig: Daten werden immer mehr zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor in der Hotelbranche. Jeder Kontaktpunkt mit dem Gast erzeugt Daten – von der Buchung über den Check-in bis zur Kommunikation nach dem Aufenthalt. Je besser diese Informationen miteinander verknüpft sind, desto einfacher lassen sich Prozesse automatisieren, Gäste personalisiert ansprechen und fundierte Entscheidungen treffen. Gleichzeitig sinkt der Aufwand für die Datenpflege und das Risiko widersprüchlicher Informationen. Eine konsistente Datenbasis verbessert damit sowohl die Effizienz im Hotelbetrieb als auch das Gästeerlebnis. Sie bildet außerdem die Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz von KI. Deren Ergebnisse hängen maßgeblich von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab.

Plattform oder Best of Breed? - Diese Kriterien helfen bei der Entscheidung

Wer vor einer Neuanschaffung oder der Weiterentwicklung seines Hotel Tech Stacks steht, sollte die gesamte Systemarchitektur bewerten.

Die folgenden Kriterien sind besonders wichtig:

Benutzerfreundlichkeit — Wie viele Systeme nutzen Mitarbeitende täglich? Müssen Informationen mehrfach eingegeben oder zwischen verschiedenen Anwendungen gesucht werden?

Betriebskosten — Welche Kosten entstehen neben den Lizenzen für Integrationen, Wartung, Schulungen und Support?

Skalierbarkeit — Lässt sich die Software problemlos an neue Standorte, zusätzliche Services oder steigende Gästezahlen anpassen?

Datenqualität — Gibt es eine zentrale Datenbasis oder werden Informationen in mehreren Systemen parallel gepflegt?

Automatisierung — Lassen sich wiederkehrende Prozesse ohne aufwendige Integrationen automatisieren?

Innovationsfähigkeit — Wie einfach ist die Integration neuer Technologien oder zusätzlicher Anwendungen?

Gästeerlebnis — Unterstützt die Software eine durchgängige Guest Journey oder entstehen Medienbrüche zwischen einzelnen Prozessen?

In der Praxis zeigt sich häufig ein Muster: Mit steigender Komplexität von gewinnen eine gemeinsame Datenbasis, standardisierte Prozesse und offene Schnittstellen an Bedeutung.

Der Mittelweg – warum die Zukunft nicht „Plattform oder Best of Breed“ heißt

Lange galt: Entweder setzen Hotels auf eine zentrale Software oder auf eine Kombination spezialisierter Einzellösungen. Moderne Lösngen bündeln zentrale Prozesse und bleiben gleichzeitig offen für spezialisierte Anwendungen.

Das bedeutet:

• Offene APIs verbinden das Beste aus beiden Welten: Durch offene Programmierschnittstellen (APIs) lassen sich Systeme sicher miteinander verbinden. Hotels können ihre wichtigsten Prozesse auf einer gemeinsamen Plattform abbilden und dort, wo es sinnvoll ist, spezialisierte Anwendungen ergänzen.

• Plattformen werden zum Integrationshub: Die Aufgabe einer modernen Hotel Operations Plattform ist nicht, jede Software zu ersetzen. Ihr Mehrwert liegt darin, Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und daraus durchgängige Prozesse zu schaffen. Das betrifft beispielsweise Buchungen, Gästedaten, Kommunikation, Zahlungen oder operative Abläufe.

• Durch Offenheit entsteht Zukunftssicherheit: Plattformen mit offenen APIs ermöglichen es, bestehende Investitionen zu schützen und neue Lösungen schrittweise zu integrieren.

Wie LIKE MAGIC den Plattformansatz umsetzt

LIKE MAGIC verfolgt einen API-First-Ansatz:

• Die Plattform führt zentrale Abläufe entlang der gesamten Guest Journey auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammen. Informationen müssen nicht zwischen mehreren Anwendungen manuell übertragen werden, sondern stehen Bereichen direkt und aktuell zur Verfügung.

• Property-Management-Systeme (PMS), CRM-Lösungen, Revenue-Management-Systeme oder weitere Drittanbieter lassen sich über offene Schnittstellen integrieren. Hotels müssen ihre bestehende Software nicht vollständig ersetzen, sondern können ihre IT-Landschaft schrittweise weiterentwickeln.

Der Fokus liegt auf einem reibungslosen Zusammenspiel aller beteiligten Systeme, um Prozesse zu automatisieren, Medienbrüche zu reduzieren und Daten effizienter zu nutzen. Die Folgen: Der interne Aufwand sinkt und das Gästeerlebnis verbessert sich.

Entscheidend sind die eigenen Anforderungen

Ob eine Plattformstrategie oder ein Best-of-Breed-Ansatz besser geeignet ist, hängt von den Anforderungen des Hotels ab:

Kleine und mittelständische Hotels

Hotels mit einer überschaubaren Systemlandschaft profitieren häufig von einer integrierten Plattform. Sie reduziert den administrativen Aufwand, vereinfacht die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und schafft die Grundlage für durchgängige digitale Prozesse.

Hotelgruppen und wachsende Unternehmen

Mit steigender Anzahl an Standorten wachsen die Anforderungen an Datenqualität, Standardisierung und Skalierbarkeit. Plattformen erleichtern es, Prozesse standortübergreifend zu vereinheitlichen und dabei einen konsistenten Blick auf Kennzahlen und Gästedaten zu behalten.

Resorts und spezialisierte Betriebe

Hotels mit besonders komplexen Angeboten – etwa Resorts mit Spa, Gastronomie, Freizeitangeboten oder mehreren Unterkunftsarten – benötigen häufig Speziallösungen. In diesen Fällen kann eine Plattform ihre Stärken dann ausspielen, wenn sie sich flexibel um branchenspezifische Anwendungen erweitern lässt.

Historisch gewachsene Systemlandschaften

Viele Hotels haben über Jahre hinweg verschiedene Systeme eingeführt. Für sie ist eine schrittweise Konsolidierung oft sinnvoller als ein vollständiger Neustart. Offene Plattformen ermöglichen die Einbindung bestehender Lösungen und tragen gleichzeitig dazu bei, Prozesse und Daten nach und nach zu vereinfachen.

Letztlich gibt es keine Softwarestrategie, die für jedes Hotel gleichermaßen geeignet ist. Entscheidend ist, dass die Systemlandschaft die betrieblichen Abläufe unterstützt, sich an zukünftige Anforderungen anpassen lässt und den operativen Aufwand gering hält.