Hotel Operations Software: Single-Plattform vs. Best of Breed – Welche Strategie ist zukunftssicher?

Die Hotelbranche investiert so viel in digitale Technologien wie nie zuvor. Damit wächst auch das Angebot an Hotel Operations Software. Gleichzeitig spielt bei der Auswahl das große Ganze eine immer wichtigere Rolle: Wie gut arbeiten Systeme zusammen? Wie einfach lassen sich Prozesse automatisieren? Wie entsteht aus vielen Daten ein konsistentes Gästeerlebnis?

Die Systemlandschaft rückt in den Fokus und mit ihr eine grundsätzliche Frage: Ist es sinnvoll, weiter auf spezialisierte Einzellösungen zu setzen (Best of Breed) oder Prozesse auf einer zentralen Plattform zu bündeln?

Hier vergleichen wir beide Strategien und gehen darauf ein, welche davon langfristig die besseren Voraussetzungen für Effizienz, Skalierbarkeit und Innovation schafft.

Best of Breed („das Beste seiner Art“) ist eine Softwarestrategie, bei der Unternehmen für jeden Aufgabenbereich eine spezialisierte Lösung auswählen.

Es entsteht ein Tech-Stack aus mehreren Anwendungen, die jeweils eine bestimmte Aufgabe besonders gut erfüllen: im Hotel zum Beispiel ein PMS für Reservierungen und Stammdaten, ein Revenue-Management-System für dynamische Preise, ein Tool für Gästekommunikation, eine Lösung für den digitalen Check-in, eine Housekeeping-App und ein CRM.

Der Best-of-Breed-Ansatz war lange Zeit vorherrschend in der Hotellerie.

Schließlich hat er mehrere Vorteile:

• Spezialisierte Funktionen

  Stand-alone-Lösungen bieten in ihrem Spezialgebiet oft mehr Funktionen als übergreifende Plattformen. Ein Revenue-Management-System verfügt beispielsweise über andere Analyse- und Preisoptimierungsfunktionen als ein Modul innerhalb einer Hotelplattform.

• Mehr Flexibilität bei der Softwareauswahl

  Hotels können für jeden Geschäftsbereich den Anbieter wählen, der ihre Anforderungen am besten erfüllt. Lösungen lassen sich ergänzen oder austauschen, ohne die gesamte Softwarelandschaft umzubauen.

• Hohes Innovationstempo

  Spezialisierte Softwareanbieter entwickeln ihre Produkte laufend weiter und reagieren oft schnell auf neue Marktanforderungen. So profitieren Hotels früh von neuen Features oder Technologien, die genau auf einen Anwendungsfall zugeschnitten sind.

• Anpassungsmöglichkeiten

  Ein Boutiquehotel hat andere Prozesse als eine internationale Hotelgruppe oder ein Ferienresort. Mit einem Best-of-Breed-Ansatz lässt sich der Tech-Stack individuell zusammenstellen und an die eigenen Anforderungen anpassen.

Es gibt also gute Argumente für Best-of-Breed-Ansätze, aber auch mindestens einen großen Haken: Je mehr spezialisierte Systeme in einem Hotel zum Einsatz kommen, desto größer wird der Aufwand, sie miteinander zu verbinden.

Hoteliers stehen deshalb immer öfter vor folgenden Herausforderungen:

Informationen fließen nur automatisch zwischen PMS, CRM, Revenue-Management-System oder Housekeeping-App, wenn die Anwendungen miteinander kommunizieren. Dafür sind Schnittstellen erforderlich. Je mehr Systeme eingesetzt werden, desto mehr Integrationen müssen eingerichtet, überwacht und gepflegt werden.

Fällt eine Schnittstelle aus oder werden Daten nicht korrekt übertragen, hat das oft direkte Auswirkungen auf den Hotelbetrieb. Mitarbeitende müssen Informationen manuell nachpflegen oder in mehreren Systemen prüfen. Das kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko.

Wenn Gästedaten über verschiedene Anwendungen verstreut sind, entsteht schnell eine fragmentierte Datenbank. Änderungen müssen mehrfach vorgenommen werden oder sind in einzelnen Systemen nicht aktuell. Dies erschwert den Tagesbetrieb, personalisierte Gästeerlebnisse und datenbasierte Entscheidungen.

Jede zusätzliche Software bringt eigene Benutzeroberflächen, Schulungen, Verträge und Support-Prozesse mit sich. Neue Mitarbeitende müssen mehrere Anwendungen beherrschen, Updates müssen abgestimmt werden und bei Problemen ist oft unklar, bei welchem Anbieter die Verantwortung liegt.

Wenn Prozesse auf verschiedene Einzel­lösungen verteilt sind, ist deren Automatisierung eine komplexe Aufgabe. Jede zusätzliche Systemänderung erhöht die Komplexität und schafft neue Fehlerquellen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass „Best-of-Breed“-Ansätze selten an der Qualität der einzelnen Lösungen scheitern. Die Herausforderung besteht darin, viele spezialisierte Anwendungen zu einem nahtlos funktionierenden Gesamtsystem zu verbinden.

Eine Hotel-Operations-Plattform bündelt zentrale Prozesse und Daten in einer einzigen Softwarelösung.

Statt einer separaten Anwendung für jeden Aufgabenbereich arbeiten verschiedene Funktionen auf einer einheitlichen technischen Grundlage. Idealerweise greifen Front Office, Housekeeping, Gästekommunikation, Upselling und Zahlungsprozesse auf dieselbe Datenbank zu. Änderungen stehen sofort allen relevanten Abteilungen zur Verfügung.

Eine Plattformstrategie reduziert Reibungsverluste und schafft die richtigen Voraussetzungen für Automatisierung, Datenqualität und ein konsistentes Gästeerlebnis:

• Weniger Systemwechsel im Alltag

  Eine zentrale Plattform bündelt wesentliche Aufgaben in einer einheitlichen Umgebung. Das macht Workflows übersichtlicher, besonders in schnelllebigen Bereichen wie Front Office, Gästekommunikation oder Housekeeping.

• Konsistentere Prozesse

  Hotels können Workflows klarer strukturieren. Aufgaben, Gästeinformationen und Prozessschritte folgen einer gemeinsamen Logik. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Bereichen wie Front Office, Operations, Housekeeping und Management.

• Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender

  In der Hospitality wechseln Teams häufig. Manchmal wird kurzfristig zusätzliche Unterstützung gebraucht, und neue Mitarbeitende müssen schnell einsatzfähig sein. Eine zentrale Oberfläche kann den Schulungsaufwand deutlich reduzieren.

• Höhere Datenqualität

  Eine gemeinsame Datenbasis reduziert Doppelerfassungen und widersprüchliche Informationen. Gästedaten, Buchungsdetails, Präferenzen und Zahlungsstatus müssen nicht an mehreren Stellen aktualisiert werden. Gute Daten sind die Grundlage für personalisierte Kommunikation, automatisierte Workflows und verlässliche Entscheidungen.

• Bessere Voraussetzungen für Automatisierung

  Automatisierung funktioniert nur, wenn Systeme zuverlässig auf aktuelle Daten zugreifen können. Plattformlösungen schaffen dafür die besten Voraussetzungen, weil Prozesse und Informationen eng verknüpft sind.

• Konsistenteres Gästeerlebnis

  Wenn Informationen zentral vorliegen, lassen sich Nachrichten, Services und Angebote wirksam auf die jeweilige Situation zuschneiden.

Trotz aller Vorteile stellen zentralisierte Plattformen auch Herausforderungen dar, die Hoteliers bei ihrer Wahl berücksichtigen sollten.

• Module mit geringerem Funktionsumfang

  Plattformen decken viele Betriebsbereiche ab. Einzelne Module bieten deshalb oft nicht denselben Funktionsumfang wie hochspezialisierte Lösungen.

• Die Anbieterwahl gewinnt an Bedeutung

  Wer mehrere Prozesse auf einer Plattform bündelt, wird abhängiger von deren Weiterentwicklung und Zuverlässigkeit. Umso wichtiger ist ein Anbieter, der langfristig investiert, seine Lösung laufend weiterentwickelt und auf veränderte Anforderungen reagieren kann.

• Offene Schnittstellen bleiben unverzichtbar

  Eine moderne Plattform muss nicht alle Anforderungen allein erfüllen. Viele Hotels setzen bewusst auf spezialisierte Anwendungen, etwa für Revenue Management oder Business Intelligence. Offene APIs ermöglichen es, bestehende Systeme in eine zentrale Plattform einzubinden und den Funktionsumfang bei Bedarf zu erweitern. Hotels können neue Lösungen integrieren, ohne ihre gesamte Softwarearchitektur neu aufzubauen.

Kosten spielen bei der Auswahl von Hotelsoftware eine zentrale Rolle. Das Tückische daran: Ein Tech-Stack aus vielen Einzellösungen verursacht indirekte Kosten, die langfristig oft mehr ins Gewicht fallen als die Lizenzgebühren.

Damit verschiedene Systeme zuverlässig zusammenarbeiten, müssen Schnittstellen eingerichtet, überwacht und regelmäßig angepasst werden. Neue Softwareversionen oder geänderte APIs können dazu führen, dass Integrationen nachgebessert werden müssen. Je größer der Tech-Stack wird, desto mehr Zeit und Ressourcen fließen in den Betrieb der Systemlandschaft.

Liegen Informationen in mehreren Systemen, steigt der Aufwand für ihre Pflege. Gästedaten, Buchungsinformationen oder Präferenzen müssen synchronisiert und regelmäßig überprüft werden.

Neue Mitarbeitende müssen sich in mehrere Systeme einarbeiten, bestehende Teams benötigen Schulungen nach größeren Updates und Supportanfragen verteilen sich auf unterschiedliche Anbieter. In einer Branche mit saisonalen Schwankungen und hoher Personalfluktuation wird dieser Aufwand schnell zum Produktivitätsfaktor.

Eine etablierte Systemlandschaft verlangsamt häufig die Einführung neuer digitaler Prozesse. Wenn eine neue Self-Service-Funktion eingeführt oder ein KI-gestützter Use Case integriert werden soll, muss zunächst geprüft werden, welche Systeme betroffen sind und wie sie miteinander kommunizieren.

Dies verlängert Projekte und erhöht den Aufwand bei der Einführung neuer Technologien.

Wichtig: Daten werden immer mehr zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor in der Hotelbranche. Jeder Kontaktpunkt mit dem Gast erzeugt Daten – von der Buchung über den Check-in bis zur Kommunikation nach dem Aufenthalt. Je besser diese Informationen miteinander verknüpft sind, desto einfacher lassen sich Prozesse automatisieren, Gäste personalisiert ansprechen und fundierte Entscheidungen treffen. Gleichzeitig sinkt der Aufwand für die Datenpflege und das Risiko widersprüchlicher Informationen. Eine konsistente Datenbasis verbessert damit sowohl die Effizienz im Hotelbetrieb als auch das Gästeerlebnis. Sie bildet außerdem die Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz von KI. Deren Ergebnisse hängen maßgeblich von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab.

Jeder, der einen neuen Kauf oder die Weiterentwicklung seines Hotel-Tech-Stacks in Betracht zieht, sollte die gesamte Systemarchitektur bewerten.

Die folgenden Kriterien sind besonders wichtig:

Benutzerfreundlichkeit: Wie viele Systeme nutzen Mitarbeitende täglich? Müssen sie Informationen mehrfach eingeben oder in verschiedenen Anwendungen suchen?

Betriebskosten: Welche Kosten entstehen neben den Lizenzen für Integrationen, Wartung, Schulungen und Support?

Skalierbarkeit: Lässt sich die Software einfach an neue Standorte, zusätzliche Services oder steigende Gästezahlen anpassen?

Datenqualität: Gibt es eine zentrale Datenbasis oder werden Informationen in mehreren Systemen parallel gepflegt?

Automatisierung: Lassen sich wiederkehrende Prozesse ohne aufwendige Integrationen automatisieren?

Innovationsfähigkeit: Wie einfach ist die Integration neuer Technologien oder zusätzlicher Anwendungen?

Gästeerlebnis: Unterstützt die Software eine durchgängige Guest Journey oder entstehen Medienbrüche zwischen einzelnen Prozessen?

In der Praxis zeigt sich häufig ein Muster: Mit steigender Komplexität gewinnen eine gemeinsame Datenbasis, standardisierte Prozesse und offene Schnittstellen an Bedeutung.

Lange Zeit herrschte die Auffassung vor, dass Hotels entweder auf ein zentralisiertes Softwaresystem oder auf eine Kombination spezialisierter Einzellösungen angewiesen seien. Moderne Lösungen bündeln zentrale Prozesse und bleiben dabei für spezialisierte Anwendungen offen.

Das bedeutet:

• Offene APIs verbinden das Beste aus beiden Welten

  Offene Programmierschnittstellen (APIs) erlauben es, Systeme sicher miteinander zu verbinden. Hotels können ihre wesentlichen Prozesse auf einer gemeinsamen Plattform abbilden und dort, wo es sinnvoll ist, um spezialisierte Anwendungen ergänzen.

• Plattformen werden zum Integrationshub

  Die Rolle einer modernen Hotel-Operations-Plattform ist es nicht, jede Software zu ersetzen. Ihr Mehrwert liegt darin, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und daraus durchgängige Prozesse zu machen. Das gilt etwa für Buchungen, Gästedaten, Kommunikation, Zahlungen und operative Workflows.

• Durch Offenheit entsteht Zukunftssicherheit

  Plattformen mit offenen APIs ermöglichen es, bestehende Investitionen zu schützen und neue Lösungen Schritt für Schritt zu integrieren.

LIKE MAGIC setzt auf einen API-first-Ansatz:

• Die Plattform bündelt die zentralen Prozesse entlang der gesamten Gästereise auf einer gemeinsamen Datenbasis. Informationen müssen nicht mehr manuell zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen werden, sondern stehen den Abteilungen direkt und in Echtzeit zur Verfügung.
• Hotelmanagementsysteme (PMS), CRM-Lösungen, Revenue-Management-Systeme und andere Drittanbieter können über offene Schnittstellen integriert werden. Hotels müssen ihre bestehende Software nicht vollständig ersetzen, sondern können ihre IT-Landschaft schrittweise weiterentwickeln.

Der Fokus liegt auf der nahtlosen Interaktion aller beteiligten Systeme, um Prozesse zu automatisieren, Medienbrüche zu reduzieren und Daten effizienter zu nutzen. Das Ergebnis: Die interne Arbeitslast sinkt und das Gästeerlebnis wird verbessert.

Ob eine Plattformstrategie oder ein Best-of-Breed-Ansatz geeigneter ist, hängt von den Anforderungen des Hotels ab:

Hotels mit überschaubarer Systemlandschaft profitieren oft von einer integrierten Plattform. Sie senkt den Verwaltungsaufwand, erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und legt die Grundlage für durchgängig digitale Prozesse.

Mit wachsender Standortanzahl steigen auch die Anforderungen an Datenqualität, Standardisierung und Skalierbarkeit. Plattformen erleichtern die Standardisierung von Prozessen über alle Standorte hinweg und ermöglichen eine konsistente Darstellung der KPIs und Gästedaten.

Hotels mit besonders komplexem Angebot, etwa Resorts mit Spa, Gastronomie, Freizeitangeboten oder mehreren Unterkunftsarten, benötigen oft spezialisierte Lösungen. Hier spielt eine Plattform ihre Stärken aus, wenn sie sich flexibel um branchenspezifische Anwendungen erweitern lässt.

Viele Hotels haben über Jahre hinweg verschiedene Systeme eingeführt. Für sie ist eine schrittweise Konsolidierung oft sinnvoller als ein vollständiger Neustart. Offene Plattformen ermöglichen die Einbindung bestehender Lösungen und tragen gleichzeitig dazu bei, Prozesse und Daten nach und nach zu vereinfachen.

Letztlich gibt es keine Softwarestrategie, die für jedes Hotel gleichermaßen geeignet ist. Entscheidend ist, dass die Systemlandschaft die betrieblichen Abläufe unterstützt, sich an zukünftige Anforderungen anpassen lässt und den operativen Aufwand gering hält.

Es gibt keine pauschale Antwort auf die Frage, ob man eine einzelne Plattform oder einen „Best-of-Breed“-Ansatz wählen sollte. Beide Ansätze bieten Vorteile. Entscheidend ist, wie gut sie zu den spezifischen Anforderungen eines Hotels passen.

Während spezialisierte Einzellösungen durch ihren Funktionsumfang imponieren, überzeugen Plattformen durch Datenqualität, Automatisierung und durchgängige Prozesse. Gleichzeitig zeigen moderne Lösungen mit offenen APIs, dass Kernprozesse und spezialisierte Anwendungen integriert werden können.

In jedem Fall sollten Hoteliers bei der Investition in Software nicht nur die Funktionspakete einzelner Systeme vergleichen. Mindestens ebenso wichtig ist es, zu berücksichtigen, wie leicht Informationen ausgetauscht werden können, wie flexibel die Systemlandschaft weiterentwickelt werden kann und wie viel Aufwand für den täglichen Betrieb erforderlich ist.

Ziel ist eine Softwarearchitektur, die den Arbeitsaufwand des Personals reduziert, Prozesse vereinfacht und Gästen ein konsistentes Erlebnis bietet. Die Reduktion der Komplexität schafft zudem die Voraussetzungen, um neue Technologien und zukünftige Anforderungen leichter zu integrieren.